「計画対応+イベントドリブン」で自分の時間を最大化する

「計画対応+イベントドリブン」で自分の時間を最大化する

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激務なコンサルタントでありながら、不動産投資家として本業の年収の何倍もの金額を稼ぎ、“億超え”の資産を築く。連載『資産“億超え”の兼業投資家が教える「時間レバレッジ」のかけ方』では、石川貴康さんがいかにして時間を生み出し、資産を増やし続けているのかを実例を交えて紹介してもらう。

第17回のテーマは「計画対応とイベントドリブンによる効率化」。

石川さんは仕事でもプライベートでも計画立案〜計画対応をすることで、限られた時間を最大化し、さまざまな活動を行っている。一方で、計画対応できない分野に関しては、想定できる事象が発生した際に、事前に組み立てておいた対応策を講じる「イベントドリブン」手法を用いているという。

企業活動に学ぶ時間の効率化

This Is Me/shutterstock, ZUU online

(画像=This Is Me/shutterstock, ZUU online)

企業とは利益を追求するために設立され、運営されている組織体である。そのため適切な資金と時間を投入することで、最大の収益を生むことが求められる。このように人の作業時間を最小にして収益を最大化することを目指しているため、企業活動は時間短縮の手法の宝庫である。

もちろん、硬直化した組織は時間を浪費するし、組織に縛られてかえって非効率な時間の使い方をすることもある。そうした企業や組織は、徐々に駆逐されていくだろう。

限られた資源である時間を、もっとも効率的に使った企業が勝ち残っていく。それは個人も同じだろう。同じ時間を使うのであれば、アウトプットが大きく、優れているほうが有利なのだ。

企業の合理性をもっともよく表すのが「計画」である。計画とは、あらかじめ未来を予想し、ヒト・モノ・カネを節約し、もっとも効果的に投入していく企てだ。スケジュールを決め、スケジュールどおりにヒト・モノ・カネを投入し、想定どおりの収益を生むことが目指される。

企業におけるヒト・モノ・カネのうち、時間にかかわるのはヒトの部分だ。ヒトの時間投入が少ないほどコストが下がり、収益率が上がる。ヒトの労力、時間の投入をあらかじめ企てて、計画どおりに投入することで、時間効率を最大化させるのである。

時間をコントロールするために押さえたい方法1:タスク設計

計画立案においてヒトの時間をコントロールするために必要なのが、タスク設計と作業設計である。タスク設計と作業設計は「似て非なるもの」なので解説する。

作業は処理手順が集まったものだ。タスクは作業を集めた大きな塊で、例えば、基本設計や詳細設計、プログラミング、テストなどである。タスクは前後依存、順序性が重要であり、タスクの連携をタスクフローとして設計する。

タスクの流れであるタスクフローができたら、スケジュール化する。いつそのタスクを行うのか、そのタスクでどれくらいの時間を使うのか、といったことを計画する。時間は、投入されるヒトの人数によって延長したり、短縮したりする。

1人で行うと2時間かかるところが、2人で行うと1時間でできる場合もある。タスクにヒトを割り付けることで、時間を伸縮できるのがタスク設計だ。

時間をコントロールするために押さえたい方法2:作業設計

一方、作業設計は手順の合理性を組み立てることである。例えば、あるドキュメントは最初から最後まで流れで作るのか、それとも必要なドキュメントをとりあえず作ってから、出来上がったドキュメントを使って、後からストーリーを作って組み立てるのかで、作業の順序も効率も変わる。

製造現場での作業設計の例として、時計を考えてみよう。時計を組み立てる際、ムーブメントを筐体に一つ一つ組み入れていく場合と、ムーブメントだけ別に作っておき、筐体にはめ込むだけで終了とする場合で、効率が変わる。

前者は職人でないとできないが、後者は普通の作業者でも可能で、作業時間は短くできる。こうした作業手順を組み立てるのが作業設計である。

仕事や生活に「計画対応」を取り入れて時間レバレッジを

私は常に仕事でも生活でも「計画対応」している。そもそも、企業に計画立案をコンサルティングする立場なので、当然と言えば当然だ。

私が行う計画対応の一例は、毎月の仕事の展開を表計算ソフトに打ち込むことだ。月の目標を一番上に書き、次に当月やるべきことを並べる。その後、週単位に区切った概要スケジュールに当月やるべきことを並べていくのだ。

例えば、このコラムも当月のやるべきことに書き、その後、週のスケジュールに落とし込んでいる。今回は12月の第4週にこのコラムの完了計画を入れた。実際に第4週には完成させている。

時間があれば第2週、第3週に書いてもいいのだが、ほかのタスクで埋まってしまうため、第4週に収めて全体の作業を最大限に詰め込んでいるのだ。

もし、第4週が忙しければ、第2週、第3週にこのコラムを書くように計画する。そうすることで、時間の投入をコントロールできるのである。

当然、プライベートなタスクも並べていく。私の場合、父母が高齢化しているので、父の通院補助や手術立会い、母のショートステイからの退院、ケアマネージャーとのミーティングなどもプロットしていく。

もれなく、かつ仕事の合間で、東京−実家間の移動・宿泊も考慮して計画することで、使える時間を最大化している。

私が年に数千万円のコンサルティング収入を上げながら、不動産投資・運用を行い、家族や父母も含めて暮らしを成り立たせ、スポーツクラブに通い、コミュニティの主宰・運用まで幅広く活動できるのは、計画的に動いているからである。

もし忙しくて毎日てんてこ舞いな状況だと感じているなら、月初に月ごとのやるべきタスクを洗い出し、それから週・日のスケジュールにプロットしてみてはどうだろうか。

不確実性が高いことは「イベントドリブン」で対応する

一方、すべてを計画対応するのは困難である。計画立案まではできないとしても、事前に準備することで、想定できる事象が起きたときに、慌てず騒がず即応できるようにしておくことが「イベントドリブン」の手法だ。

「イベント」とは発生事象のことで、「イベントドリブン」とはイベント発生によってあらかじめ決めておいた対応をすることを指す。事前に合理的な対応策を組み立てておけば、効率的なアクションを起こすことができて、時間を有効に使えるのである。

仕事や生活に「イベントドリブン」を取り入れて時間レバレッジを

仕事でいえば「コンティンジェンシープラン(緊急対応計画)」と言われるもの、あるいは一般に代替案や「プランB」などと言われることもある。

例えば、避難計画やシステムトラブル時の復旧アクションなどがイベントドリブンにあたる。発注点による発注なども、発注点を切るというイベントで購買発注をするイベントドリブンな仕事の仕方だ。イベントが起きるまで対応しないので、その間は別の重要な仕事に集中し、イベントが起きたタイミングで時間を振り分けるのである。

生活において、すぐ思いつくものとしては食材や消耗品の補充がある。ほかにも、終活にかかわる内容で、遺言状の作成や葬儀の共済組合との契約なども、イベントを意識した事前準備である。

昨年11月に亡くなった義理の父は、遺言を作成して事前に財産分与を決めておき、さらに葬儀の共済組合に積み立てを行うとともに葬儀の手順も決めていた。忙しいサラリーマンの子息たちが、時間を取られずに滞りなく対応できる準備がなされていたのだ。

親世代が高齢化している分、こうした話の例が多くなるが、計画的にスケジュールどおりに進めるだけでなく、イベント発生時の準備を行うことで、対応する時間を極限まで効率化できる。

行き当たりばったりでは、大変な時間が浪費される。事前に企てておく「計画」という作業は有効な時間レバレッジなのだ。

コンサルタントの内緒の手法:「誘導」と「排除」という裏技

最後に、コンサルタントである私がしている特殊な計画対応を、ほんの少しだけ開示しよう。

私のような仕事は、成果を目指してたくさんの人と活動しなければならない。中には、事態や方向性を理解しない人、拒否する人もいる。そうした人がキーになる立場にいると厄介なのだ。

そこで、計画的に仕組んで、事前に向かうべき方向性に向かわざるを得ない流れを作ったり、抵抗する人を賛成せざるを得ない立場に据えたりすることで、プロジェクトを推進することがある。「誘導」という方法である。

もう一つは、政治を使って「排除」するという方法だ。プロジェクトから外す、役職から外す、権限をはく奪するということも、仕方なく行うことが時にはある。

仕事上、誘導や排除を行うのは難易度もリスクも高い。具体的な手法は経験的に身に付けるしかないため伝えられないが、誘導と排除を使えると、仕事は劇的に早くなる。

もちろん副作用があるので、運用には注意が必要だ。誘導するにせよ、排除するにせよ、結果や過程に対する長期的な計画視野を持たないとできないので、やはり計画というスキルは仕事をするうえで必須だと言える。

一方、プライベートでは誘導や排除などの手段は、あまり使うべきではないかもしれない。こうしたスキルはある種の権謀に属すため、家族や友人に使うのは好ましくないからだ。

いずれにせよ、計画的に動くことは、究極の時間レバレッジ手段を与えてくれる。今から約3000年前に孫子が言っていた「算多きは勝ち、算少なきは勝たず」というのは、まさにこういうことなのである。

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